Gli uffici italiani si trasformano. A Milano la domanda di spazi direzionali tiene – 72.400 metri quadri assorbiti nel primo trimestre 2026 – ma tre quarti delle transazioni riguarda solo immobili di altissima qualità, mentre lo stock secondario arranca. E se il 90% delle grandi aziende globali usa ormai i dati per gestire gli spazi, solo il 52% li gestisce bene. È la fotografia di un settore in profonda trasformazione che emerge dal Global Occupancy Planning Benchmark Report 2026 di JLL, dal Workplace & Employees Needs Monitor di Patrigest – Gabetti Group e il report sul mercato direzionale milanese del Centro Studi Gruppo IPI.
JLL: OTTIMIZZAZIONE PORTAFOGLIO IMMOBILIARE LA PRIORITA’
Il report di JLL ha coinvolto 84 grandi organizzazioni con oltre 66 milioni di metri quadri di portafogli immobiliari distribuiti tra Nord America, EMEA, Asia-Pacifico e America Latina. Per il terzo anno consecutivo l’ottimizzazione del portafoglio immobiliare si conferma la priorità assoluta, citata dal 71% del campione. Ma la novità del 2026 è che a crescere maggiormente sono gli obiettivi legati alla qualità dell’informazione: il miglioramento dell’accuratezza dei dati sugli spazi è indicato dal 69% delle aziende, quello delle attività di reporting dal 68%, superando in rilevanza gli obiettivi tradizionalmente focalizzati sulla riduzione dei costi.
Il quadro reale è però ancora lontano dalle ambizioni dichiarate. Solo il 52% delle organizzazioni valuta le proprie competenze di gestione dati come buone o eccellenti, e l’11% non conduce alcun tipo di audit sui propri spazi. Il 73% ha implementato programmi di data governance co,struendo un vantaggio competitivo strutturale rispetto al 27% che ne è ancora privo. Sul fronte dell’utilizzo concreto, il progresso è evidente: il 90% delle organizzazioni usa oggi dati di occupancy per orientare le decisioni di space planning, contro il 70% del 2025. Le aziende più avanzate stanno evolvendo da sistemi di misurazione a livello di edificio — badge, tornelli, accessi — verso strumenti più sofisticati che tracciano l’utilizzo a livello di singolo spazio, attraverso sensori, sistemi di prenotazione e video analytics.
L’intelligenza artificiale è la frontiera del corporate real estate, ma il percorso è ancora agli inizi. Secondo JLL, solo il 30% delle organizzazioni utilizza oggi applicazioni di AI nell’ambito dell’occupancy planning, mentre oltre il 70% si trova ancora in fase di studio, sperimentazione o valutazione. Appena l’8% ha raggiunto fasi avanzate di ottimizzazione o scaling delle soluzioni. Tra chi ha già avviato progetti concreti, gli utilizzi più diffusi riguardano l’automazione della raccolta dati e delle attività di reporting, citata dal 26%, e la previsione dei futuri fabbisogni di spazio, dal 19%. Le barriere all’adozione sono la privacy e la sicurezza dei dati che frenano il 70% delle organizzazioni, i costi di implementazione il 46%, l’integrazione con i sistemi esistenti il 45%. La scarsa qualità dei dati si posiziona come quarta barriera, citata dal 34%.
Per la prima volta dall’inizio della pandemia, il divario tra utilizzo effettivo degli uffici e obiettivi aziendali si riduce significativamente: da 25 a 18 punti percentuali. A livello globale il tasso medio di utilizzo degli uffici raggiunge il 56%, in crescita rispetto al 54% del 2025 e al 49% del 2024, mentre il lavoro completamente remoto scende dal 18% al 10%. La fascia di presenza di tre-quattro giorni settimanali è balzata dal 36% al 55% in un solo anno. Il 62% delle aziende richiede ora un numero fisso di giorni di presenza, contro il 49% del 2025. L’Europa si muove a ritmi diversi: il 60% dei lavoratori EMEA frequenta l’ufficio tra tre e cinque giorni a settimana, contro percentuali tra il 71% e il 78% nelle Americhe e in Asia-Pacifico.
Sul fronte italiano, JLL segnala una criticità strutturale. Il 79% dei lavoratori italiani considera il work-life balance una priorità, il dato più elevato dell’intera area EMEA, ma solo il 43% si dichiara soddisfatto della vivacità del quartiere in cui si trova l’ufficio, contro una media globale del 62%. L’attrattività dello spazio di lavoro non dipende più solo dall’edificio, ma dall’intero ecosistema urbano: servizi, accessibilità, qualità del contesto.
“Il workplace sta vivendo una trasformazione che va ben oltre il dibattito sullo smart working”, ha dichiarato Silvia Impelluso, Head of Workplace Advisory di JLL Italia. “Le aziende stanno comprendendo che qualità dell’esperienza, utilizzo degli spazi, dati e tecnologie devono essere gestiti in modo integrato. Le società che sapranno allineare esigenze delle persone, progettazione degli spazi e innovazione tecnologica saranno quelle meglio posizionate per attrarre talenti e sostenere la propria crescita nel lungo periodo.”
GABETTI: RIORGANIZZAZIONI DIFFUSE MA POCO STRUTTURATE
Patrigest – Gabetti Group restituisce un quadro più critico. Negli ultimi due-tre anni il 63% delle aziende ha realizzato interventi di modifica o riorganizzazione degli spazi, ma nel 41% dei casi si tratta di iniziative limitate e non strutturali. Solo un’azienda su dieci prevede ulteriori interventi nel breve periodo. Le aziende più proattive sono quelle dei settori informazione e comunicazione, di medio-grandi dimensioni e con maggiore diffusione del lavoro da remoto, in particolare nel Mezzogiorno. “Negli ultimi anni l’evoluzione degli spazi di lavoro appare dinamica ma ancora poco strutturata: molte aziende sono intervenute con riorganizzazioni apprezzate, spesso però episodiche e più orientate alla produttività che al benessere”, ha dichiarato Luca Dondi, amministratore delegato di Patrigest – Gabetti Group. “Gli uffici restano disomogenei, con buone dotazioni per collaborazione e tecnologie di base, ma carenze negli ambiti più innovativi e negli spazi di socializzazione.”
Le dotazioni e i servizi negli spazi di lavoro ottengono una valutazione media di poco superiore alla sufficienza – 5,2 su 10 – anche nelle aziende più performanti. Le tecnologie digitali rappresentano l’unico ambito in cui i giudizi positivi dei dipendenti superano sistematicamente quelli negativi. Il comfort acustico emerge invece come una delle principali aree di insoddisfazione, insieme a personalizzazione degli spazi, privacy e diversificazione degli ambienti. “La soddisfazione dei dipendenti tende a ridursi all’aumentare della complessità operativa dei servizi. I livelli di apprezzamento risultano più elevati per dotazioni semplici e immediate, come parcheggi e connessione wi-fi, mentre calano per servizi più articolati, come sistemi di prenotazione, tecnologie per videocall o policy aziendali”, ha precisato Dondi. Nonostante le carenze, i dipendenti hanno complessivamente apprezzato gli interventi recenti: il 21% li valuta molto positivi, il 72% abbastanza positivi e solo il 7% negativi. Le priorità dichiarate sono concrete: ergonomia, qualità dell’aria, comfort acustico, pulizia e privacy.
Lo smart working si conferma una modalità ormai strutturale: secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, nel 2025 sono circa 3,58 milioni i lavoratori coinvolti. La diffusione ha però rallentato, stabilizzandosi su livelli costanti. La crescita recente riguarda soprattutto uomini, giovani e figure manageriali, mentre risulta in calo tra lavoratori più maturi, impiegati e donne. Tra i principali vantaggi del lavoro da remoto emergono privacy (62%), silenziosità (59%) e qualità dell’ambiente domestico (45%), mentre l’ufficio resta preferito per ergonomia e dotazioni (40%).
Sul fronte del mercato immobiliare direzionale, Gabetti registra un cambiamento strutturale avviato con la pandemia. Da pilastro centrale delle strategie di asset allocation — con un’incidenza media tra il 35% e il 45% del totale investito — il settore office si è stabilizzato intorno al 15% del totale, a vantaggio della logistica. La qualità degli spazi direzionali è però cresciuta, trainata dagli investimenti in riqualificazione e certificazioni: LEED, BREEAM, WELL, WiredScore, Net Zero, C2C. Milano e Roma hanno immesso sul mercato nell’ultimo anno circa il 45% delle nuove superfici con certificazione già ottenuta o in fase di ottenimento. A Milano la quota di locazioni certificate sul totale annuo è tra il 30% e il 40%, a Roma tra il 10% e il 20%, dove gli immobili non certificati rappresentano ancora l’80-90% dello stock.
IPI: A MILANO DOMANDA ATTIVA MA SEMPRE PIU’ SELETTIVA
Il Centro Studi Gruppo IPI completa il quadro con i dati del mercato direzionale milanese nel primo trimestre 2026. L’assorbimento si è attestato a circa 72.400 metri quadri, confermando una domanda ancora attiva ma in fase di normalizzazione dopo la forte crescita del biennio precedente. Il dato più significativo riguarda la qualità: circa il 75% dei volumi assorbiti ha riguardato immobili di Grade A e A+, a conferma di una crescente selettività da parte degli utilizzatori e di una progressiva differenziazione tra il segmento prime e il patrimonio secondario.
Le aree centrali e i principali distretti direzionali della città continuano a concentrare la quota prevalente della domanda, sostenendo i livelli locativi nelle localizzazioni più consolidate. A fronte di una vacancy media cittadina prossima al 9%, la disponibilità di immobili di elevata qualità nelle aree più richieste resta limitata, mentre una parte significativa dello stock esistente evidenzia la necessità di interventi di riqualificazione per rispondere alle nuove esigenze degli occupier e ai requisiti di sostenibilità.
“Il mercato milanese conferma fondamentali solidi e mantiene un ruolo centrale nel panorama direzionale nazionale”, ha commentato Raimondo Cogotti, Head of Milano Corporate di IPI Agency. “Osserviamo una domanda sempre più orientata verso immobili efficienti, ben collegati e in grado di offrire elevati standard qualitativi. La disponibilità limitata di prodotto moderno nelle localizzazioni più attrattive continua a sostenere il segmento prime, mentre cresce l’attenzione verso operazioni di riqualificazione e valorizzazione del patrimonio esistente. In questo contesto la capacità di offrire soluzioni immobiliari coerenti con le esigenze evolutive delle aziende rappresenta un elemento sempre più determinante.”
Per il resto del 2026, IPI prevede uno scenario di sostanziale stabilità, con la domanda che dovrebbe continuare a concentrarsi sugli immobili di migliore qualità e con il tema della riqualificazione destinato ad assumere un ruolo sempre più rilevante nell’evoluzione del mercato direzionale milanese.